La gestión bibliotecaria o gestión de bibliotecas es un proceso y un esfuerzo para lograr los objetivos de la biblioteca mediante la gestión y utilización de los recursos de la biblioteca en forma de personas, fondos, equipos y colecciones de la biblioteca para que puedan producir sus respectivos trabajos, funciones, roles y experiencia. La biblioteca es un sistema de información en el que hay actividades de recopilación, procesamiento, conservación, presentación y difusión de información en forma de productos intelectuales y artísticos humanos.
¿Qué es gestión bibliotecaria?
La gestión bibliotecaria es el proceso de utilizar los recursos humanos y otros recursos para poder gestionar los materiales de la biblioteca, tanto en forma de libros como no libros, de modo que cada usuario pueda utilizarlos como material de información. Las bibliotecas en su gestión deben tener lineamientos para que se logren los objetivos deseados. Las bibliotecas no lograrán sus roles y funciones si no involucran a la administración en su implementación.
Definición de gestión bibliotecaria
Las siguientes son definiciones y de gestión bibliotecaria que se han recopilado desde distintas fuentes:
- La gestión bibliotecaria es el proceso de regular, dirigir, orientar, controlar, influir en los recursos bibliotecarios para que puedan trabajar, crear, realizar tareas bibliotecarias para que se ejecuten de acuerdo con los deberes, funciones y objetivos de la biblioteca.
- La gestión bibliotecaria es un esfuerzo por lograr los objetivos de la biblioteca mediante la utilización de recursos humanos, información, sistemas y fuentes de financiación sin dejar de prestar atención a las funciones, roles y experiencia de la gestión.
- La gestión bibliotecaria es el proceso de implementación de las funciones de gestión (planificación, organización, liderazgo, control) de los recursos para el logro de los objetivos de la biblioteca escolar de manera eficaz y eficiente.
Funciones de la gestión bibliotecaria
En la gestión bibliotecaria hay varias funciones que se deben llevar a cabo, entre ellas:
Planificación
En la gestión bibliotecaria, la planificación es seleccionar y relacionar hechos y hacer y utilizar suposiciones sobre el futuro describiendo y formulando las actividades necesarias para lograr los resultados deseados de manera eficaz y eficiente. La planificación es el punto de partida de las actividades bibliotecarias y debe estar bien estructurada.
La planificación es útil para proporcionar dirección, establecer estándares de trabajo, proporcionar un marco unificador y ayudar a predecir oportunidades. Al preparar el plan, debe incluir quién es responsable, qué (qué) se hace, cómo (cómo) implementarlo, cuándo (cuándo) se implementa, dónde (dónde) se realiza, por qué (por qué) y cuánto se necesita presupuesto.
Las cosas que se hacen en el proceso de planificación bibliotecaria son las siguientes:
- Determinación de la visión: Una visión es un pensamiento o idea que trasciende el estado presente. El estado deseado nunca se ha materializado hasta ahora. La visión en una biblioteca sirve para aclarar la dirección de la biblioteca y motivar a todos los componentes a actuar en la dirección correcta.
- Determinación de la misión: La misión es la elaboración de la visión con las formulaciones de las actividades a realizar y los resultados se pueden medir, sentir, ver, escuchar o comprobar porque son visibles.
- Establecimiento de objetivos: Las metas son metas que la biblioteca escolar alcanzará en un futuro cercano y los resultados se pueden sentir. Por lo tanto, el propósito de la biblioteca escolar debe ser claro y en la elaboración de objetivos involucrar a todos los componentes que intervienen en las actividades bibliotecarias.
Organización
En la gestión bibliotecaria, organizar es la unificación de los pasos de todas las actividades a realizar. La unificación de estos pasos es muy importante, para que no haya superposición en la ejecución de las tareas. El proceso de organización de una biblioteca funcionará bien si cuenta con recursos humanos, fuentes de fondos, procedimientos y buena coordinación y dirección en ciertos pasos.
En el sistema de organización bibliotecaria, es necesario prestar atención a los elementos de la biblioteca que incluyen actividades, recursos humanos, sistemas, fuentes de información, instalaciones e infraestructura y fondos.
Las cosas que se hacen en la organización de la biblioteca son las siguientes:
Formulación de objetivos: Los objetivos de la organización deben ser claros y conocidos por todos los elementos involucrados en la organización. Con ciertas metas, las actividades realizadas conducirán a las metas que se han formulado.
División del trabajo Para lograr eficacia y eficiencia: Es necesario tener una clara división de tareas. Sin una división clara de tareas habrá superposición de trabajo y de esto habrá desperdicio.
División de autoridad: Con poder claro para cada persona o grupo en la organización, se pueden evitar los conflictos de intereses y acciones. Esto es posible porque todos conocerán los límites de la autoridad para actuar.
Unidad de mando: En un buen sistema organizativo debe haber unidad de mando/comando para que no haya confusión en el nivel de ejecución. Por lo tanto, en el sistema de organización bibliotecaria, es necesario evitar el dualismo de influencia y poder en los distintos niveles gerenciales, tanto en los altos mandos, mandos intermedios y mandos de línea.
Coordinación: La coordinación es el proceso de integración de metas en unidades separadas dentro de una institución para alcanzar las metas organizacionales de manera eficiente. Esta coordinación es muy importante para que una institución unifique los pasos, reduzca el conflicto de funciones y reduzca los conflictos internos.
Acción
En la gestión bibliotecaria, motivar es estimular a los miembros del grupo a realizar las tareas con entusiasmo y buena voluntad. La movilización se lleva a cabo después de la planificación y la organización, porque la movilización es la implementación de los resultados de la planificación y la organización. La función de movilización es una función gerencial muy importante, porque está directamente relacionada con los seres humanos con todo tipo de intereses y su integridad.
La movilización es responsabilidad del liderazgo de la biblioteca, y se necesita el papel de un líder para alentar al personal que dirige. El movimiento en la biblioteca es fácil de realizar, fácil de realizar si todos los componentes de la biblioteca entienden y entienden sus respectivos deberes y funciones, porque el propósito de actuar es para el éxito del trabajo, mejorar el rendimiento y lograr los programas de trabajo de la biblioteca durante un período determinado. de tiempo.
Supervisión
En la gestión bibliotecaria, la implementación de deberes, poderes y responsabilidades en la biblioteca necesita supervisión, que generalmente es coercitiva o compulsiva, es decir, un proceso coercitivo para que las actividades de implementación se ajusten al plan. La supervisión está asociada con los esfuerzos para controlar y fomentar como un esfuerzo para controlar la calidad.
A través de una supervisión efectiva, la organización, implementación de planes, políticas y esfuerzos de control de calidad se pueden llevar a cabo de mejor manera.
Para llevar a cabo la función de supervisión, es necesario primero comprender el concepto de planificación, estándares de evaluación y sistemas de seguimiento. Por lo tanto, es necesario prestar atención a la medida en que la planificación de actividades, recursos humanos, fuentes de información, sistemas, presupuestos e infraestructura bibliotecaria se realiza en un momento determinado. Las actividades de supervisión también requieren de seguimiento, para esforzarse en mejorar las deficiencias, debilidades o errores de un sistema.
Por ejemplo, el plazo del préstamo no es lo suficientemente flexible. Las etapas mencionadas anteriormente deben llevarse a cabo con cuidado, con el fin de llevar a cabo el proceso de control correctamente.
En la realización de la supervisión se puede hacer por la vía preventiva y correctiva. La supervisión preventiva es la supervisión que se anticipa a que ocurran las desviaciones, mientras que la supervisión correctiva sólo actúa si existen variaciones en los resultados deseados. Si es necesario tomar una acción correctiva durante la supervisión, entonces esta acción debe tomarse inmediatamente. Esta acción correctiva puede tomar la forma de cambiar los estándares que se han planificado, mejorar la implementación, cambiar la forma de medir la implementación o cambiar la forma de interpretar las desviaciones.
Evaluación
En la gestión bibliotecaria, la evaluación consiste en emitir juicios de acuerdo con un conjunto de criterios acordados y responsables. La evaluación en la biblioteca es una forma de controlar la calidad de los programas de servicio bibliotecario comprobando si todos los aspectos de la biblioteca han alcanzado los estándares esperados.
Los resultados de la evaluación se pueden utilizar como material de consideración para tomar medidas correctivas y, al mismo tiempo, planificar programas futuros.
Algunas cosas que necesitan ser evaluadas en la biblioteca incluyen lo siguiente:
- La evaluación de la colección incluye cómo se seleccionan, procesan, organizan y sirven las colecciones a los usuarios/visitantes.
- Evaluación de la sala y el equipamiento, es decir, prestando atención al área de la sala prevista para la colocación de la colección, el número de asientos, diversos equipamientos de la biblioteca, condiciones y otros.
- La evaluación de los servicios bibliotecarios incluye los servicios de préstamo de colecciones, los servicios de referencia e información, los servicios de orientación a los lectores y los servicios de horario de apertura de las bibliotecas.
El personal, para lograr los objetivos de la biblioteca escolar debe contar con un bibliotecario que esté en condiciones de atender préstamos etc. - Fondos, para brindar servicios, la biblioteca depende mucho de los fondos proporcionados para la compra de libros, revistas, reparación de libros dañados y otras actividades de servicios.
Gestión y mantenimiento de bibliotecas
La gestión y el mantenimiento de bibliotecas son una serie de actividades planificadas y sistemáticas que se llevan a cabo de manera rutinaria y periódica para mantener las instalaciones e infraestructuras construidas para que funcionen y sean útiles como deben ser. Las bibliotecas pueden funcionar con eficacia y eficiencia en su utilización si la gestión es buena y correcta o apropiada. Los aspectos que deben tenerse en cuenta para gestionar adecuadamente la gestión bibliotecaria son los siguientes:
- Gestión de las colecciones de la biblioteca
En la gestión bibliotecaria la gestión de materiales bibliotecarios es una actividad relacionada con la recolección de materiales bibliotecarios que llegan a la biblioteca hasta que se ordenan en estantes y están listos para ser utilizados por estudiantes y profesores. El administrador de la biblioteca mantiene una colección de materiales de la biblioteca de acuerdo con los fondos disponibles. Al corregir/comprar el libro, se debe considerar en relación con las materias impartidas en la escuela y ajustado al nivel de inteligencia de estos alumnos.
- Inventario y clasificación
En la gestión bibliotecaria el inventario es el registro de colecciones de materiales de la biblioteca como evidencia de que los materiales de la biblioteca se han convertido en propiedad de la biblioteca. Clasificar los libros de las bibliotecas, ya sean bibliotecas públicas o bibliotecas escolares, tanto en bibliotecas simples como en bibliotecas avanzadas, es muy importante, tiene como objetivo facilitar a los estudiantes o usar otras bibliotecas para obtener o encontrar los libros que desean.
- Creación de catálogo
En la gestión bibliotecaria la catalogación es el registro de títulos de libros en un catálogo, la compilación de títulos de libros o bibliotecas en una lista. Esta lista está organizada de tal manera que las personas pueden encontrar rápida y fácilmente el libro que están buscando y el catálogo tiene como objetivo facilitar la búsqueda del libro de la biblioteca deseado antes de buscar en la ubicación donde está almacenado el libro. A partir del catálogo, sabemos dónde está el libro y su código y el lugar exacto donde está almacenado el libro para que el descubrimiento de los libros pueda realizarse rápidamente sin tener que buscar y tomar mucho tiempo.
- Mantenimiento y construcción de las colecciones de la biblioteca
En la gestión bibliotecaria el mantenimiento es una actividad o acción para proteger las colecciones, el mobiliario y el equipo de la biblioteca del peligro de destrucción. La colección de la biblioteca escolar es una colección de fuentes de información en diversas formas que han sido seleccionadas de acuerdo con los objetivos del programa educativo de la escuela, cubriendo y apoyando todos los campos de estudio, brindando conocimiento general de acuerdo con el nivel de inteligencia, capacidad de lectura y desarrollo mental de los estudiantes y las exigencias de la profesión docente.
Las colecciones de las bibliotecas escolares siempre deben crecer en consonancia con el desarrollo de la ciencia y la tecnología. No solo que la colección siempre debe agregarse, sino que también debe mantenerse para que la colección esté siempre actualizada.
- Circulación de material bibliotecario
En la gestión bibliotecaria las actividades de registro sobre el préstamo de materiales de la biblioteca deben ser registradas por los miembros de la biblioteca. Para los socios potenciales se debe registrar y estar dispuesto a cumplir con los requisitos como señal de declaración para ser un nuevo socio de la biblioteca. Después de eso, se puede dar un carnet o una tarjeta de membresía para que se tenga derecho a usar las instalaciones y el fácil préstamo de los libros que necesite.
- Organización del personal
En la gestión bibliotecaria para que la implementación o las actividades en la biblioteca funcionen sin problemas, bien y con regularidad para lograr los objetivos esperados, el personal de implementación debe ser totalmente responsable. Los bibliotecarios son uno de los principales medios para determinar el éxito de la biblioteca. No importa lo buenas y completas que sean las demás instalaciones bibliotecarias si no se acompaña de calidad y cantidad. oficiales afectará la optimización de los servicios bibliotecarios, por este motivo es importante realizar una buena elección de personal para este cargo.
- Herramientas para bibliotecas
En la gestión bibliotecaria para apoyar las funciones y objetivos de la biblioteca a fin de que sea óptima, se necesita equipo de biblioteca escolar como: libros de inventario de colección de libros, libros de inventario de colección que no es de libros, fichas de inventario de periódicos, fichas de inventario de revistas, sellos de inventario, sellos de biblioteca, sellos blocs de notas, libros de clasificación, tarjetas de catálogo, máquinas de escribir, papel de etiquetas, cinta adhesiva, formularios de tarjetas de libros, formularios de fecha de devolución, bolsas de tarjetas de libros, pegamento, hojas de índice, tarjetas de instrucciones, formularios de solicitud de préstamo y formularios de selección de colección.
- Administración de la biblioteca
En la gestión bibliotecaria las actividades de administración de la biblioteca son actividades de registro de libros de la biblioteca en el libro de la biblioteca principal hasta que los libros estén listos para ser prestados. También en este caso, las actividades de administración de la biblioteca son actividades administrativas, estas actividades incluyen: la recogida, la gestión, el aprovisionamiento, el envío y el almacenamiento. Los miembros de la biblioteca que se demoren en devolver los libros o sean negligentes, causando la pérdida o destrucción de los libros prestados, etc., están sujetos a multas de acuerdo con la normativa aplicable.
Es necesario establecer normas y reglamentos para el préstamo y la devolución de libros, de modo que se mantenga la seguridad y la comodidad de los miembros de la biblioteca y estos se sientan responsables de la continuidad de la gestión de la biblioteca.
Servicios de administración de bibliotecas
En la gestión bibliotecaria para realizar un servicio excelente, la biblioteca debe tener estándares de servicio medibles. La calidad o servicio excelente es un servicio que es rápido, agradable, no contiene errores y sigue los procesos y procedimientos establecidos de antemano. Los esfuerzos para proporcionar servicios bibliotecarios de calidad se pueden realizar teniendo en cuenta los criterios de rendimiento del servicio.
Los criterios que se tienen en cuenta para medir la calidad del servicio de gestión bibliotecaria incluyen los siguientes:
Simplicidad: Los procedimientos de servicio se pueden llevar a cabo de una manera fácil, fluida, rápida, sin complicaciones, fácilmente comprensible e implementada por los usuarios de la biblioteca.
Confiabilidad: Coherencia en el desempeño mientras se mantiene y se mantiene la interdependencia entre los usuarios de la biblioteca y los proveedores de servicios. Por ejemplo, mantener la precisión al proporcionar información sobre la existencia de las colecciones de la biblioteca, tener cuidado al registrar los datos y llegar a tiempo.
Responsabilidad: Esto incluye servicios que están en orden cronológico, contactando a los usuarios lo antes posible si sucede algo que debe notificarse de inmediato.
Habilidades: Es decir, los funcionarios del servicio bibliotecario dominan las habilidades y los conocimientos necesarios en la gestión bibliotecaria.
Acercamiento y comodidad: Es decir, el servicio debe ser fácilmente contactado por los usuarios, no solo en persona, sino también por teléfono e internet. Por lo tanto, también se debe considerar la ubicación de la instalación y la operación del servicio.
Hospitalidad: Esto incluye paciencia, cuidado y amistad en el contacto entre el bibliotecario y el usuario. La hospitalidad solo es necesaria si el cliente pertenece al consumidor concreto. Por otro lado, los proveedores de servicios no necesitan aplicar una excesiva amabilidad si los servicios prestados no son consumidos por los usuarios a través del contacto directo.
Apertura: Es decir, los clientes pueden encontrar toda la información que necesitan de manera fácil y clara. Esto incluye información sobre procedimientos, requisitos, tiempos de realización, costos y otros.
Comunicación: Una buena comunicación con los bibliotecarios es que los bibliotecarios aún obtienen la información a la que tienen derecho del bibliotecario en un idioma que entienden.
Credibilidad: Incluye la confianza mutua entre los bibliotecarios y el bibliotecario, la existencia de esfuerzos que hacen que el bibliotecario siga siendo digno de confianza, la honestidad con los bibliotecarios y la capacidad de los funcionarios para mantener la lealtad de los usuarios.
Claridad y Certeza: Es decir, en cuanto al procedimiento para el detalle de la tarifa del servicio, y el procedimiento de pago, el cronograma para la realización del servicio. Esto es muy importante porque el bibliotecario no debe tener dudas sobre los servicios prestados.
Seguridad: Es decir, un esfuerzo por proporcionar una sensación de seguridad y libertad a los usuarios de la biblioteca frente al peligro, el riesgo y la duda. Las garantías de seguridad que deben proporcionarse son seguridad física, seguridad financiera y confianza en sí mismo.
Comprender las expectativas del cliente: Esto se puede hacer tratando de entender todas las necesidades del cliente. Comprender los deseos del usuario en realidad no es difícil. Esto se puede iniciar estudiando las necesidades específicas deseadas por el usuario y dando una atención personalizada.
Realidad: Incluye evidencia o forma tangible de servicio, en forma de instalaciones físicas, la presencia de funcionarios que atienden a los usuarios, equipos utilizados en la prestación de servicios, tarjetas de identificación y otras instalaciones de apoyo.
Eficiente: Es decir, los requisitos del servicio solo están limitados por asuntos directamente relacionados con el logro de las metas del servicio. Sin embargo, todavía preste atención a la integración entre los requisitos y los resultados del servicio.
Económico: Este último criterio implica que el costo del servicio debe fijarse de manera justa (por ejemplo, el registro de un miembro de la biblioteca), teniendo en cuenta el valor de los bienes o servicios y la capacidad de pago del cliente.