La descripción del puesto o descripción del cargo es una declaración, explicación e información escrita sobre las características de un puesto o trabajo (funciones, responsabilidades, condiciones de trabajo, relaciones laborales y aspectos del trabajo) que se preparan de forma clara y periódica y que deben llevar a cabo los empleados de una organización o empresa.
¿Qué es la descripción del Puesto?
La descripción del puesto es una revisión resumida de la información del puesto y los requisitos para su implementación como resultado del análisis, que generalmente contiene las tareas principales de la descripción. Las descripciones de puestos no abordan cuestiones de personas o trabajadores, sino cuestiones de alcance de actividades, funciones básicas o tareas principales, nombres de puestos, facultades y obligaciones, responsabilidades, criterios de evaluación y resultados.
Las descripciones de puestos son pautas, instrucciones y direcciones de acción para que los trabajadores realicen el trabajo de acuerdo con sus deberes y responsabilidades. Con la descripción del puesto, se espera que los empleados o empleadas puedan llevar a cabo sus funciones correctamente para crear un rendimiento óptimo. El diseño del trabajo y las descripciones del trabajo son claros, por lo que los empleados serán más productivos y lograrán obtener mejores beneficios respecto a las descripciones del trabajo.
Definiciones de descripción de puesto/cargo
Las siguientes son diferentes definiciones de descripción de trabajo recopiladas de varias fuentes:
- Las descripciones de puestos son los resultados del análisis de puestos como una serie de actividades o procesos de recopilación y procesamiento de información sobre el trabajo.
- La descripción del puesto es información escrita que describe los deberes y responsabilidades, las condiciones laborales, las relaciones laborales y los aspectos del trabajo en un puesto particular en la organización.
- La descripción del cargo o de trabajo son la formulación de obligaciones y responsabilidades en determinados puestos de trabajo que se disponen de forma clara y ordenada.
- Una descripción del puesto es una declaración ordenada de los diversos deberes y obligaciones de un puesto en particular.
- Una descripción de puesto es una lista de puestos, responsabilidades, relaciones de reporte, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisión.
- La descripción del puesto es el resultado del análisis del puesto como una serie de actividades o un proceso de recopilación y procesamiento de información sobre el trabajo.
- Una descripción del puesto es una declaración escrita de lo que debe hacer el trabajador, cómo lo hace y cuáles son las condiciones de trabajo.
- La descripción del puesto es una explicación de las características del puesto (deberes y responsabilidades de un puesto) que deben llevar a cabo los empleados en una organización o empresa.
Descripción del puesto – Beneficios
Los beneficios de las descripciones de puestos son los siguientes:
- Ayudar a evitar confusiones y proporcionar comprensión en la realización del trabajo.
- Evitar la superposición de responsabilidades en el desempeño de las tareas.
- Proporcionar comodidad en diversas actividades de recursos humanos.
- Asistir a los empleados en la planificación de carrera, reducir las prácticas discriminatorias en la promoción y transferencia y facilitar la evaluación del trabajo.
- También es útil para los programas de seguridad en el trabajo.
- Para la planificación del cambio organizacional y la reorganización.
- Proporcionar instrucciones sobre la experiencia requerida para la ejecución del trabajo.
- Mejorar los procedimientos y métodos de trabajo, para que el trabajo sea eficaz y eficiente.
- Ayudar a mejorar la administración y el control del trabajo.
También se ha demostrado que la existencia de una descripción del puesto brinda beneficios para los empleados y la empresa de la siguiente manera:
Diseño organizacional
La descripción del puesto complementa otros instrumentos descriptivos, como los organigramas, las funciones exactas de las unidades de trabajo al brindar información más completa sobre las relaciones organizacionales y los resultados.
Aclaración de responsabilidades
Las descripciones de trabajo ayudan a evitar confusiones y brindan información o explicación. Una imagen clara de lo que un individuo será responsable puede reducir los malentendidos y la ambigüedad.
Reclutamiento
La descripción del puesto se puede utilizar para crear anuncios de contratación y proporcionar información adicional a los solicitantes sobre las vacantes.
Diseño de prueba
Las descripciones de puestos se pueden utilizar para identificar a los candidatos al puesto, ya sea que él o ella relacionen los elementos de la prueba con los requisitos del puesto.
Entrevista
La descripción del cargo proporciona al entrevistador información concisa y completa sobre el trabajo.
Orientación
La descripción del puesto ayudará a definir los requisitos del trabajo y ayudará a los nuevos empleados a comprender claramente sus deberes y responsabilidades.
Entrenamiento
La descripción del puesto se puede utilizar para determinar las necesidades de capacitación que necesitan los empleados para un desempeño más eficaz y eficiente.
Evaluación del trabajo
Las descripciones de puestos se pueden utilizar para determinar factores comparables en el proceso de evaluación la evaluación de trabajo.
Evaluación del desempeño
La descripción del puesto puede definir los motivos para evaluar a los empleados durante las evaluaciones de desempeño.
Encuesta de Compensación
La descripción del puesto puede proporcionar información para comparaciones internas (mediante evaluaciones de puestos) y comparaciones internas (mediante análisis de encuestas).
Replanteamiento
La descripción del puesto puede desempeñar un papel importante en el proceso de cambio de carrera.
Indicadores de una descripción del puesto
La descripción del puesto tienen diferentes indicadores que se deben tener en cuenta para hacerla de manera correcta y efectiva, aquí te mencionamos los indicadores que no se deben pasar por alto en este tipo de descripciones:
- ¿Qué debe hacer luego de ocupar el cargo?: Se determina qué hacer con los deberes, facultades y responsabilidades que ejerce un empleado para el desempeño de las actividades organizacionales de la empresa.
- Habilidades: La capacidad de un empleado para llevar a cabo las tareas que se le asignan y la capacidad de entablar relaciones con colegas o con superiores.
- Educación requerida: Cada uno de los departamentos disponibles requiere qué tipo de educación se requiere para ocupar el departamento.
- Condición: Donde se lleva a cabo el puesto, un empleado que se sienta en un puesto debe poder ver la situación, información sobre los materiales utilizados y poder comprender lo que se debe hacer interna y externamente.
- El tipo y calidad de las personas requeridas para el puesto: En la información anterior, una persona que ocupará un puesto debe cumplir con los criterios determinados por la empresa.
Otros indicadores muy importantes al hacer una descripción del puestos son:
- Identificación del cargo: Es decir, dando el nombre del cargo como rector, decano, profesor o jefe de la sección de administración.
- La relación entre deberes y responsabilidades: Son los detalles de las tareas y responsabilidades se describen claramente por separado para que se conozcan claramente. La formulación de la relación debe mostrar la relación entre los funcionarios y otras personas dentro y fuera de la organización.
- Deben ser claros los estándares de autoridad y trabajo: La autoridad y los logros que debe lograr la configuración oficial.
- Los términos de trabajo deben estar claramente descritos: Como las herramientas, máquinas y materias primas que se utilizarán para realizar el trabajo.
- Resumen del trabajo o título del trabajo: Debe describir la forma general de trabajo enumerando solo sus funciones y actividades principales.
- Una explicación de los puestos superiores e inferiores: es decir, el puesto del que asciende el oficial y al que será ascendido.
Elementos de una descripción del puesto o trabajo
Los elementos o componentes de una descripción del puesto son los siguientes:
Identidad laboral
La identidad del trabajo contiene varios tipos de información, tales como; nombre del trabajo y estado del trabajo. En la descripción del trabajo es posible identificar rápidamente si el estado del trabajo está libre o no. Códigos de trabajo, que facilitan la referencia de todos los trabajos, estos códigos representan las características importantes del trabajo en cuestión. También hay una identificación del trabajo que contiene la fecha de fabricación, escrita por quien aprueba, indicando la ubicación del trabajo en relación con la fábrica/división, indicando también el cargo del supervisor directo.
Resumen de trabajo
Un resumen del trabajo es un resumen general de las principales responsabilidades y componentes que distinguen el trabajo de otros trabajos. El resumen del trabajo dice en qué consiste el trabajo, cómo se hace y por qué. El resumen de trabajo tiene dos objetivos, a saber:
- Proporcionar una formulación breve y útil como información personal adicional, si el nombre del puesto no está claro.
- Proporcionar servicios como una descripción general para presentar a los lectores el significado de la siguiente información detallada.
Relación de trabajo
Las relaciones con otros puestos tienen como objetivo determinar la forma de las relaciones de promoción vertical y horizontal a partir de los flujos y procedimientos de trabajo. Esta relación realmente debe incluirse para que se pueda ver que el trabajo está relacionado entre sí, cómo se aplican los sistemas y procedimientos de trabajo en la empresa y cómo el flujo de documentos en la organización en cuestión. Esto puede describir la relación de trabajo tanto vertical como horizontalmente, lo que al mismo tiempo puede mostrar el patrón de coordinación que se aplica dentro de la organización en cuestión.
Autoridad
La autoridad es el derecho de decidir qué hacer y el derecho de hacerlo, o de exigir que otro lo haga. El principio básico que rige esta relación es el principio de igualdad entre autoridad y responsabilidad. Este principio establece que una cantidad igual de autoridad debe acompañar la delegación de responsabilidad.
Deberes y responsabilidades
Los deberes y las responsabilidades están en el corazón de la descripción del trabajo. Hay dos formatos comunes para la sección de responsabilidad; el primero es un párrafo que describe el trabajo. La dificultad con este formato es que el lector puede tener dificultades para reconocer inmediatamente qué funciones son importantes. El segundo formato, más popular, es agrupar tareas y trabajos y enumerarlos por separado.
En las obligaciones se describe qué trabajo se realizará, cómo se realizará y cuáles serán los objetivos de la ejecución de la obligación. Para que al leer la secuencia los lectores obtengan información más clara. Se aplican varios principios a las responsabilidades, entre ellos:
- No debe haber superposición de responsabilidades.
- Los límites de responsabilidad deben estar claramente definidos.
- No debe haber lagunas en la entrega de responsabilidades.
- La responsabilidad no se asigna a trabajo innecesario y no contribuye a los objetivos de la organización.
Las condiciones de trabajo
La descripción del trabajo también enumera las condiciones de trabajo cubiertas por el trabajo. Esto puede incluir cosas como ruido, condiciones peligrosas o calor. Esto es necesario debido a la necesidad de recursos humanos, ya sea que las condiciones de trabajo existentes sean adecuadas o no con la educación, las condiciones físicas y mentales de que se trate.
Los elementos contenidos en la descripción del puesto incluyen varios elementos de información, entre ellos los siguientes:
- El nombre del puesto o trabajo: Se utiliza para caracterizar y describir el contenido del trabajo.
- Código de puesto: Se utiliza para distinguirlo de otros puestos, y facilitar su administración.
- Unidad de trabajo: Se refiere a la unidad donde se ubica el puesto y el escalón de la unidad de trabajo de los superiores directos por etapas.
- Descripción general del puesto o formulación del trabajo: Que es una descripción que describe el alcance de los deberes del trabajo organizados en una oración.
- Resultados del trabajo: Es decir, todo lo que se logra como resultado del procesamiento de materiales de trabajo con herramientas de trabajo en determinados tiempos y condiciones de acuerdo con los objetivos organizacionales.
- Materiales de trabajo: Son los insumos que se procesan en resultados de trabajo.
- Equipo de trabajo: Se trata de todas las instalaciones de trabajo utilizadas para procesar materiales de trabajo en productos de trabajo.
- La naturaleza del cargo: Es el momento o en qué circunstancias se desempeña el cargo.
- Descripción del trabajo: Describe los detalles del trabajo, que es la tarea principal realizada por el titular en el proceso de transformación de materiales en resultados de trabajo utilizando herramientas de trabajo.
- Responsabilidad: Este punto se refiere a los detalles de todo lo que es responsable por el titular.
- Autoridad: Es decir, lo que indica el derecho y el poder del titular del cargo para tomar ciertas actitudes o acciones.
- Relación de correlación/posición: Es decir, la relación recíproca entre un titular de posición y otro titular de posición.
- Riesgo de peligro en el trabajo: Es algo que se puede afrontar en forma de peligros físicos y psíquicos.
- Requisitos del puesto: Son las calificaciones o estándares de conocimiento que debe cumplir el titular para poder realizar el trabajo.