El análisis de puestos de trabajo es un método, procedimientos y actividades llevados a cabo para recopilar y analizar información sobre el trabajo, en forma de: descripciones de puestos, indicadores de puestos, educación y competencias requeridas, procedimientos operativos para realizar el trabajo, resultados del trabajo, así como compensación y evaluación.
El análisis de puestos de trabajo proporciona información valiosa para las empresas, incluida la determinación de estrategias de retiro, selección, evaluación del desempeño, capacitación y desarrollo, diseño y rediseño de puestos y planificación de recursos humanos.
¿Qué es el análisis de puestos de trabajo?
El análisis de puestos de trabajo es el proceso de recopilación y estudio de diversa información, que se relaciona con el trabajo operativo y sus responsabilidades. El análisis de puestos de trabajo proporciona un resumen de los deberes y responsabilidades de un puesto, su relación con otros puestos, los conocimientos y habilidades necesarios y el entorno laboral en el que se lleva a cabo el puesto.
El análisis de puestos de trabajo es un intento de identificar un puesto en términos de sus tareas, actividades, requisitos y especificaciones para que luego se pueda ubicar a la persona adecuada, de acuerdo con sus habilidades, conocimientos y experiencia en el desempeño de ese puesto. Los resultados del análisis de puestos proporcionan información que describe diversos asuntos relacionados con el puesto, que se pueden utilizar para desarrollar descripciones y especificaciones de puestos.
La descripción del trabajo es una lista de deberes, responsabilidades, relaciones de informes y condiciones de trabajo. Mientras que la especificación del trabajo es una lista de un puesto, que incluye educación, habilidades, personalidad y otros de acuerdo con el puesto.
Definición de análisis de puestos de trabajo
Las siguientes son definiciones de análisis de puestos de trabajo que se han recopilado desde distintas fuentes:
- El análisis de puestos de trabajo es una actividad para recopilar información relacionada con un puesto de manera sistemática y regular, que incluye; sobre las dimensiones/funciones e indicadores del trabajo, educación y competencia del personal requerido, la tecnología/equipo requerido, los procedimientos operativos para llevar a cabo el trabajo, los resultados del trabajo, la compensación para el personal de ejecución y la técnica para evaluar actuación.
- El análisis de puestos de trabajo es analizar y diseñar ¿Qué trabajo se debe hacer?, ¿Cómo hacerlo? y ¿Por qué se debe hacer?.
- El análisis de puestos de trabajo proporcionará información sobre descripciones de puestos, especificaciones de puestos y evaluaciones de puestos, e incluso puede predecir el enriquecimiento o la expansión del puesto y la simplificación del puesto en el futuro.
- El análisis de puestos de trabajo es una forma sistemática de recopilar y analizar información sobre los puestos y las necesidades de recursos humanos, así como el contexto en el que se lleva a cabo el trabajo. El análisis de puestos generalmente implica recopilar información sobre las características de los puestos que los diferencian de otros puestos.
- El análisis de puestos de trabajo es una actividad importante para las descripciones y especificaciones de puestos, que son información muy necesaria para determinar las estrategias de retiro, selección, evaluación del desempeño, capacitación y desarrollo, diseño y rediseño de puestos y planificación de recursos humanos.
- El análisis de puestos de trabajo es un procedimiento que se lleva a cabo para determinar las tareas de un puesto, así como las especificaciones adecuadas para ocupar ese puesto. El análisis del puesto de trabajo proporciona información para escribir descripciones de trabajo (una lista de lo que requiere el trabajo) y especificaciones de trabajo (los tipos de personas que se contratarán para el trabajo).
Objetivos del análisis de puestos de trabajo
El análisis de puestos de trabajo es la base o guía de la empresa para contratar, colocar y determinar el número de empleados. El análisis de puestos de trabajo se utiliza como base para realizar transferencias, promociones y brindar capacitación a los empleados, además también es la base para proporcionar compensaciones. Los objetivos del análisis de puestos de trabajo es el siguiente:
- Retiro, selección y contratación de empleados.
- Sirve como guía básica en la elaboración de programas de formación y desarrollo.
- Evaluación del desempeño/medición del desempeño.
- Mejorar la forma de trabajar de los empleados.
- Ayuda a planificar la organización para cumplir con los requisitos/mejorar la estructura organizativa de acuerdo con la carga de trabajo y la función.
- Planificar e implementar promociones y transferencias de empleados.
- Planificar las instalaciones y equipos de trabajo de los empleados.
- Orientación y asesoramiento a los empleados.
Beneficios del análisis de puestos de trabajo
Los beneficios derivados de la información de un análisis de puestos de trabajo son:
- Provisión de personal: Todos los aspectos de la dotación de personal serán caóticos si no conoce las condiciones necesarias para llevar a cabo varios trabajos.
- Formación y desarrollo: La información de la descripción del trabajo a menudo puede resultar útil para identificar las necesidades de capacitación y desarrollo.
- Evaluación del desempeño: Los empleados deben ser evaluados sobre la base de qué tan bien completan las tareas establecidas en la descripción de su trabajo y otras metas específicas que se han establecido.
- Compensación: En el campo de la compensación, es útil conocer el valor relativo de un trabajo en particular para la organización antes de asignarle un valor monetario apropiado.
- Seguridad y salud: La información obtenida del análisis de puestos también es útil para identificar problemas de seguridad y salud.
- Empleo y relaciones laborales: La información del análisis de puestos también es importante en el empleo y las relaciones laborales. Cuando los empleados están siendo considerados para un ascenso, transferencia o descenso, la descripción del trabajo proporciona un estándar para evaluar y comparar el talento.
- Consideraciones legales: Un análisis de trabajo bien preparado es especialmente importante para respaldar la legalidad de las prácticas laborales.
Aspectos del análisis de puestos de trabajo
Es necesario realizar un análisis de puestos para poder diseñar la organización y determinar las descripciones de puestos, las especificaciones de puestos y la evaluación de puestos. La explicación de los tres aspectos del análisis de puestos es la siguiente:
Descripción del puesto de trabajo
La descripción del puesto es información escrita que describe los deberes y responsabilidades, las condiciones laborales, las relaciones laborales y los aspectos del trabajo en un puesto particular en la organización. Esta descripción del trabajo debe estar claramente descrita para que se espere que los empleados reconozcan y sepan qué tareas llevarán a cabo, qué responsabilidades y logros deben alcanzar en el futuro.
Las descripciones de puestos deben ser guiadas por todos los empleados para que su trabajo sea más fácil de hacer porque las descripciones de puestos están estructuradas, son claras y fáciles de entender para los empleados.
Especificaciones del puesto de trabajo
Las especificaciones del puesto de trabajo es una lista de requisitos humanos para un puesto como lo son: La educación, las habilidades, destrezas específicas, personalidad, capacidad de habla, etc. De acuerdo con el producto del análisis de puestos de trabajo. Al desarrollar las especificaciones del trabajo, es necesario considerar todos los elementos de conocimiento, habilidades, destrezas y otras características.
Evaluación del puesto de trabajo
La evaluación del puesto de trabajo consiste en evaluar el peso o el riesgo del trabajo ligero, fácil o difícil, grande o pequeño y dar el nombre, la clasificación (nivel), así como el precio o salario de un departamento y del desempeño.
Si el trabajo es pesado, difícil, de alto riesgo y el ranking del departamento es cada vez más alto, entonces el precio o salario es cada vez mayor, pero por otro lado, si el trabajo es fácil, liviano, de bajo riesgo, poca responsabilidad y el clasificación del departamento es baja, entonces el salario es cada vez más pequeño.
Existen distintos términos que deben entenderse en el análisis de puestos de trabajo, entre ellos:
- Tareas: La unidad más pequeña de actividad laboral que se analiza, lo que hacen los empleados al realizar el trabajo. Un trabajo a menudo consta de una serie de tareas.
- Posición: Un grupo de tareas y obligaciones llevadas a cabo por un empleado. Por ejemplo, secretarias, gerentes, maquinistas, gerentes financieros, directores, directores generales, ministros.
- Responsabilidad (deber): Un área de trabajo vagamente definida que contiene varias tareas diferentes realizadas por un empleado.
- Trabajo: Varios puestos, todos con las mismas funciones básicas y varios empleados que los desempeñan.
- Ocupación: Un grupo de trabajos con el mismo alcance de contenido, por ejemplo, gerente, técnico, constructor, arreglista, intérprete.
- Descripción del puesto: Un resumen sistemático de la información recopilada del análisis del puesto.
Requisitos del puesto (especificación del puesto): Habilidades, conocimientos y habilidades necesarios para desempeñar un puesto de trabajo. - Diseño de trabajo: Contenido de calificación, recompensas integradas para cada trabajo que satisfagan las necesidades de los empleados y la organización.
Métodos de análisis de puestos de trabajo
La elección del método en el análisis de puestos debe basarse en los fines para los que se utiliza la información (evaluación de puestos, aumentos salariales, desarrollo, etc.) y el enfoque más adecuado para una organización en particular. Existen varios métodos comúnmente utilizados para determinar el análisis de puestos de trabajo, son los siguientes:
- Cuestionario: Los cuestionarios suelen utilizarse de forma rápida y económica. El análisis de puestos puede proporcionar a los empleados un cuestionario estructurado que identifique las tareas que realizan.
- Observación: Cuando se utiliza el método de observación, el analista de puestos observa a los empleados que realizan tareas laborales y registra sus observaciones. Este método se utiliza principalmente para recopilar información sobre trabajos que enfatizan las habilidades manuales, como los operadores de máquinas.
- Entrevista: El analista entrevista al empleado primero para ayudarlo a describir las tareas que se están realizando. Luego, el analista contacta al supervisor para obtener información adicional con el fin de verificar la exactitud de la información obtenida del empleado y aclarar ciertos asuntos.
- Registros de empleados: La información del análisis de puestos se recopila pidiendo a los empleados que describan sus actividades laborales diarias en un diario o registro.
- Método de combinación: Una combinación de métodos suele ser más apropiada. Al analizar trabajos de oficina y administrativos, el analista puede usar un cuestionario respaldado por entrevistas y observaciones limitadas. El analista debe usar una combinación de técnicas requeridas para producir una descripción/especificación precisa del trabajo.
Etapas del proceso de análisis de puestos de trabajo
Las etapas o pasos del proceso de análisis de puestos de trabajo son los siguientes:
- Al determinar el uso de la información de análisis departamental, el analista debe saber claramente cuál es el uso de la información de análisis departamental.
- Recopilación de información sobre los antecedentes, es que el analista debe recopilar, calificar los datos y revisar la información de antecedentes.
- Al seleccionar la delegación de cargo a analizar, el analizador deberá elegir varias delegaciones de cargo a analizar.
- Al recopilar información de análisis departamental, el analista luego realiza un análisis departamental real mediante la recopilación de datos sobre las actividades laborales, el comportamiento requerido de los empleados, las condiciones de trabajo y las condiciones del personal que realizará el trabajo.
- Revisar la información con las partes interesadas es un análisis del trabajo que proporciona información sobre la naturaleza y la función del trabajo.
- Desarrollar descripciones de puestos y especificaciones de puestos, es un analizador de puestos que luego compila descripciones de puestos, especificaciones de puestos y evaluaciones de puestos.
- Al pronosticar el desarrollo de la empresa, el analista también debe tener en cuenta o predecir el desarrollo de las descripciones de puestos, las especificaciones de puestos y las evaluaciones de puestos, si en el futuro se necesita un enriquecimiento de puestos en la empresa.